Немного о деловой переписке.
Приведём выдержку из статьи на Хабре, уважаемом всеми ресурсе http://habrahabr.ru/post/135265/
Несколько простых вещей, которые сделают работу более продуктивной:
First name и Last name
У каждого письма должен быть отправитель. Отправитель это имя и фамилия. Все эти данные настраиваются в почтовом
профиле.
Не забывайте про подпись
Каждое письмо должно заканчиваться подписью. К сожалению, не все об этом
знают. А среди тех, кто знает про подпись, не все её корректно
составляют. Подпись надо обязательно настроить в профиле. Не стесняйтесь
сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторите ещё раз свои имя
и фамилию. Это очень сильно поможет в случае, если переписка будет
длинная и кто-то ещё подключится к ней позже, например. Не говоря уже о
правилах хорошего тона.
Фраза «С уважением» и ваши имя и фамилия это минимум того, что нужно
указать в подиписи. Если переписка деловая, то не забудьте указать
название вашей организации, можно указать должность, чтобы собеседник
знал, с кем он общается. В подпись можно добавить контактную информацию,
например, рабочий телефонс кодом города,
мобильный телефон, сайт и т.д. Но постарайтесь не перегрузить подпись
большим количеством информации. Иногда бывает, что письмо на 90% состоит
из подписи. Стоит этого избегать.
Отвечайте на письмо, отвечайте всем
Как только не отвечают у нас на письма. Самая грубая ошибка граничащая с
пренебрежение к собеседнику — вместо ответа написать новое письмо, да
ещё и с новым заголовком. Тем самым вы сообщаете собеседнику, что
считаете его абсолютным бездельником, которому и заняться то нечем,
разве что поискать в архиве ваши письма и попытаться угадать, какая
переписка сейчас продолжается.
Чтобы не выглядеть в глазах собеседника хамом, обязательно отвечайте на
письмо. Отвечайте с копией на всех участников переписки, не убирайте
никого из копии без острой на то необходимости. Ведь не просто так
появляются адресаты в копиях? Вы же хотите, чтобы все заинтересованные
участники переписки получили ваш ответ, а само письмо аккуратно
сгруппировалось с другими письмами в дискуссию, и вся переписка потом
могла быть легко перечитана?
Цитируйте письмо
Когда-то давно, ещё на заре Интернета трафик был очень дорогой.
Подозреваю, что с тех самых времён есть пользователи, которые удаляют
всё цитирование при ответе на письмо. Иногда они удаляют не всю цитату, а
только её часть. Не думаю, что таких пользователей много, но похоже,
что они передают свои знания молодым поколениям, учат их удалять
цитирование. К сожалению, вынужден разочаровать, современный доступ в
Интернет позволяет не только перекачивать гигабайты, но и
переслать 1-2 килобайта (пусть даже 100) ваших электронных писем. Не
удаляйте цитирование, оно может помочь освежить в памяти переписку. Не
думаете же вы, что ваш собеседник общается по почте только с вами? В
противном случае, о вас он будет не лучшего мнения.
Указывайте заголовок письма
Если вы хотите, чтобы ваше письмо было своевременно прочитано, а не
обнаружилось потом в «спамоловке», то указывайте заголовок письма. Если
хотите, чтобы ваше письмо правильно поняли и смогли найти потом во
входящей почте, то указывайте корректный заголовок, который отражает
суть и тему письма.
Теперь, собственно, о самой доставке и оплате.
Наша компания производит расчёты в исключительно безналичном виде, способом перечисления денег на расчётный счёт компании. для того, чтобы купить мотор-редукторы, шкивы, ремни, цепи
и другие комплектующие, существут простой порядок действий, обусловленный законодательством Украины. Для организаций и для физических лиц эта процедура имеет небольшие отличия, поэтому хотим дать небольшие пояснения:
Для организаций (юридических лиц) процес покупки выглядит следующим образом:
- Вы предоставляете реквизиты вашей компании (для начала достаточно официального названия компании и контактных данных), для подготовки полного пакета документов (расходные и налоговые накладные) понадобятся свидетельство плательщика НДС (или единого налога) и свидетельство государственной регистрации.
- на предоставленные реквизиты мы выставляем счёт на необходимую продукцию, в котором указаны: реквизиты сторон, перечень продукции, описание, цену, срок поставки.
- после поступления опляты бухгалтерия нашей компании выписывает и регистрирует налоговую накладную согласно законодательства Украины.
- после готовности товара к отгрузке мы получаем от вас Доверенность и выписываем расходные накладные.
- после подготовки пакета документов вы можете забрать товар на нашем складе в Киеве (ул. Семьи Сосниных, д. 9), или запрашиваете доставку с помощью служб экспресс-доставки, например "Новая Почта".
- Для того, чтобы отправка службами доставки была вовремя и корректно отправлена, укажите город, номер склада и мобильный телефон получателя. Отдельно хотим акцентировать ваше внимание, что Получателем груза может быть только Плательщик.
Для физических лиц процесс покупки товаров по "безналу" выглядит следующим образом:
- вы предоставляете свои Имя, Фамилию, Отчество, контактные данные (телефон, электронная почта).
- мы выставляем счёт, который вы можете оплатить в любом банке, который работает с физлицами и принимает наличные деньги. Либо оплачиваете перечислением со своего банковского счёта.
- после поступления денег на счёт нашей компании и готовности товара к отгрузке вы предоставляете копию вашего паспорта (либо с паспортом получаете товар на нашем складе), мы оформляем расходные накладные, в которых фиксируем серию и номер документа, предьявленного при получении товара. .
- вы можете получить товар на нашем складе в Киеве (ул. Семьи Сосниных, д. 9), или запрашиваете доставку с помощью служб экспресс-доставки, например "Новая Почта". -
Для того, чтобы отправка службами доставки была вовремя и корректно
отправлена, укажите город, номер склада и мобильный телефон получателя.
Отдельно хотим акцентировать ваше внимание, что Получателем груза может быть только Плательщик.
Реквизиты нашей компании вы можете найти на страничке "Контакты"
Хотим акцентировать ваше внимание, что в данный момент приоритетным для нас способом доставки товаров в регионы Украины является "Новая почта". Отгрузки товаров через эту транспортную компанию у нас идут практически каждый день.
В случае поставки товаров, имеющих большие габариты и вес, а также в случае согласования сторонами возможна поставка грузов со помощью других транспртных компаний, например "Ночной экспресс",
"Евроэкспресс", "Интайм", "Деливери".
